Note de synthèse : Améliorer l'Efficacité des Réunions de Travail grâce aux Sciences Cognitives
Ce document synthétise les idées clés et les stratégies proposées par Marc Huriaux, docteur en neurosciences, pour améliorer l'efficacité des réunions de travail en s'appuyant sur les principes des sciences cognitives.
L'objectif principal est de générer plus d'intelligence collective et de créativité pour résoudre des problématiques complexes.
Thèmes Principaux et Idées Clés :
1. L'Intelligence Individuelle et l'Inhibition des Automatismes :
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Utilité des réunions : Une réunion doit avant tout être utile et générer de l'intelligence collective pour résoudre des problèmes.
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Inhibition des automatismes : Pour être efficace et créatif, il est crucial d'inhiber nos automatismes de pensée (système 1 de Kahneman) et de s'engager dans une réflexion plus profonde (système 2). C'est un effort coûteux.
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Citation : "un des éléments central pour être efficace quand on doit essayer de répondre à des problématiques c'est d'inhiber sans ces automatismes et d'essayer de bloquer ce qui dans notre pensée qui va courir comme ça si vous êtes familier du système 1 et 2 de cane man ben voilà dans le cas le plus fréquent on va quand on se pose un problème quand on est confronté un problème on va automatiquement y répondre très rapidement et parfois c'est efficace la plupart du temps c'est efficace là dans la question qui nous intéresse on va dire qu'il faudrait y réfléchir peut-être un petit peu et donc il faudrait passer en système 2 se poser inhiber l'automa."
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Esprit critique : Le véritable esprit critique implique d'être prêt à changer d'avis, ce qui nécessite d'inhiber nos "autoroutes de pensée" préexistantes. Cette difficulté est amplifiée en groupe, où la tendance est de défendre sa propre pensée sans écouter.
2. Le Piège du Jugement et la Métacognition :
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Impact du jugement : Les jugements rapides et les stéréotypes (ex: "il est complètement débile") bloquent la génération d'intelligence collective. Ils empêchent d'écouter et de comprendre le processus de pensée de l'autre.
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Citation : "si je pars de là c'est foutu en fait ça sert à rien de faire tout ça ça sert à rien de se réunir pour parler d'esprit critique pour juger voilà et donc je pense que ça dans les séances de travail c'est la base la base c'est de pratiquer enfin de d'écouter les missions d'Elisabeth felti meta de choc et qui est là et de pratiquer la métacognition c'est à dire de se rendre compte quand on est en train de parler à quelqu'un dans une séance de travail ou à deux du moment où on est en train de générer un jugement."
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Métacognition comme outil : La métacognition, la capacité à prendre conscience de son propre jugement, est un outil fondamental pour éviter de "ruiner les possibilités" d'une discussion constructive. Il s'agit de s'arrêter, d'écouter et d'explorer la pensée de l'autre sans préjugés.
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Citation : "l'outil tout bête c'est de se dire mais comment je fais pour me rendre compte du moment où je suis en train de ruiner les possibilités pour la personne à qui je parle d'avoir un nouvel angle et de me ruiner moi-même la possibilité de penser différemment bah c'est tout simple c'est dès lors que je commence à juger l'autre."
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Exploration cognitive : Adopter une posture d'exploration cognitive, en étant ouvert à changer d'avis et à comprendre comment l'autre a construit sa pensée, même si elle semble absurde au premier abord.
3. La Diversité et la Pensée Divergente :
- La diversité comme moteur : Les études montrent que la diversité des schémas cognitifs au sein d'une réunion (avoir des gens qui pensent différemment) est un facteur fondamental pour augmenter la créativité et l'efficacité dans la résolution de problèmes compliqués.
- Citation : "un des éléments fondamentaux qui ressort dans énormément d'études c'est la diversité c'est à dire que ce qui va nous rendre intelligent ensemble c'est d'avoir des gens qui pensent différemment."
- Temps de parole équitable : Gérer précisément le temps de parole de chaque participant est crucial. Naturellement, quelques personnes dominent les discussions, tandis que d'autres (notamment les femmes) ont tendance à moins s'exprimer, ce qui limite l'intelligence collective.
- Pensée divergente : Pour générer des solutions originales, il faut encourager la pensée divergente, c'est-à-dire l'exploration d'idées "impossibles" ou "absurdes", au-delà des solutions "raisonnables" habituelles.
- Citation : "il est super important de dire il faut absolument que chacun dise un truc qui est complètement absurde ça doit pas être possible l'idée c'est une solution un problème on a posé une problématique comment est-ce que vous pensez qu'on pourrait résoudre ça et là on doit être entre l'impossible et le raisonnable pour pouvoir être l'impossible et le raisonnable il faut faire l'effort d'aller vers l'impossible."
- Pré-travail individuel : Pour éviter le biais de groupe et l'alignement des idées sur la première proposition, il est essentiel que chaque participant réfléchisse individuellement pendant quelques minutes avant de passer à l'échange collectif.
4. Les Pièges Comportementaux et le Rôle de l'Animateur :
- Loi de la futilité de Parkinson : Les réunions ont tendance à s'étirer sur le temps alloué (Loi de Parkinson) et, pire encore, à se concentrer sur des sujets futiles (Loi de la futilité de Parkinson). Cette "procrastination collective" évite la confrontation d'opinions différentes et les sujets qui demandent un réel effort intellectuel.
- Citation : "la loi de la fidélité de Parkinson ajoute quelque chose de plus c'est que en général en fait on parle de n'importe quoi là dedans on va on va éviter les sujets qui demandent vraiment à mettre en jeu de l'intelligence collective parce qu'elles vont confronter peut-être des opinions différentes et qu'on est on esquive ça c'est une forme de procrastination collective."
- Le biais de groupe (In-Group) : La peur d'être jugé ou de ne pas être apprécié dans le groupe pousse à des idées "raisonnables" et à l'auto-censure.
- Bienveillance de l'animateur : La personne qui gère la réunion joue un rôle fondamental. Une attitude bienveillante peut transformer des dynamiques conflictuelles ou de compétition en un environnement plus collaboratif.
- Citation : "si la personne qui gère la séance de travail elle est bienveillante bah elle a des chances d'influencer le travail vers quelque chose de bienveillant."
- Désamorcer l'animosité : Valoriser la prise de parole de tous, même ceux dont les intentions semblent malveillantes ou qui sont réticents, peut désamorcer les conflits et transformer ces individus en ressources. L'exemple de l'homme ayant suivi 5 formations pour l'emploi illustre cette stratégie.
- Citation : "si vous valorisez la prise de parole de qui que ce soit et quel que soit son intention malveillante derrière vous rendez quasi impossible la possibilité que la personne continue à embrouiller les autres mais ça c'est juste magique."
5. Ouvrir la Collaboration au-delà des Cercles Habituel :
- Élargir la diversité : Pour augmenter la diversité cognitive, il est possible d'inviter à la réunion des personnes de fonctions supports, des RH, ou même des collaborateurs internationaux (via visioconférence) qui apporteront des schémas de pensée différents.
- Neurodivergence et pensée disruptive : Les personnes neurodivergentes (par exemple, des personnes sur le spectre autistique) peuvent apporter une "vérité cash" et une perspective unique qui challenge le biais de groupe et fait avancer la discussion.
- Citation : "quelqu'un qui est un peu différent comme ça peut dire la vérité que personne ne se dire et du coup faire avancer tout le monde."
En somme, pour des réunions de travail efficaces, il est impératif de cultiver l'humilité, d'inhiber le jugement, de valoriser la diversité des pensées, d'encourager l'exploration audacieuse d'idées et de gérer activement les dynamiques de groupe, notamment en assurant un temps de parole équitable et en désamorçant l'animosité par la bienveillance.